Operational Excellence für moderne Verwaltung
Fünf Hebel für moderne Verwaltung – Digitalisierung, Kompetenzaufbau, User Experience, Prozessoptimierung und zukunftssichere IT.
Wir begleiten Kommunen und Verwaltungen auf dem Weg zu effizienten, digitalen und bürgerorientierten Strukturen. Mit unseren fünf aufeinander abgestimmten Leistungsbereichen schaffen wir messbare Verbesserungen – schnell, strukturiert und nachhaltig.
Digitalisierungsstrategie – Von der Analyse zur Umsetzung
In vier strukturierten Phasen entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Digitalisierungsstrategie – von der Selbstbewertung über die Gap-Analyse bis zur konkreten Umsetzungsbegleitung.
- 1. Ausgangslage analysieren – Reifegrad-Selbstbewertung anhand von 50 Kriterien in 5 Dimensionen: Prozesse, Daten, IT-Infrastruktur, Organisation und Kompetenzen. Digitaler Fragebogen plus 2-stündige Führungskräfte-Interviews.
- 2. Delta identifizieren – Gap-Analyse zwischen Ist-Stand und Zielbild, kategorisiert nach Quick Wins (0–3 Monate), strukturellen Projekten (6–12 Monate) und Grundlagenthemen (12+ Monate). Priorisierung nach Wirkung vs. Aufwand.
- 3. Strategie formulieren – Digitalisierungsleitlinien für Architektur, Datenhaltung, Sicherheit und Arbeitsweisen. 12-Monats-Roadmap mit 90-Tage-Sprint-Planung und detaillierten Projekt-Steckbriefen.
- 4. Umsetzung sichern – Governance-Setup mit klaren Rollen (Digitalisierungsbeauftragte, Steuerkreis, Arbeitsgruppen), KPIs und Review-Takten. Coaching für Schlüsselrollen und monatliche Jour-Fixes.
Zeitrahmen: 12 Wochen von Assessment bis Governance-Start
Kompetenzen aufbauen – Mitarbeitende befähigen
Mitarbeitende lernen, anwenden und verankern digitale Arbeitsweisen im Tagesgeschäft. Start in 1 Woche, erste Quick Wins nach 14 Tagen.
Kick-off & Kompetenzcheck – Kurzassessment zu Tools, Prozessen und Rollen.
Prozesse & Quick Wins – Kompakte Sessions zu Kollaborationstools, Prozessmapping, Automatisierung.
Automatisierung & Security – 3-stündige Workshops mit echten Fällen aus dem Amt.
Daten & Standards – Coaching on the job mit Checklisten und Review-Terminen.
Pilot & Retro – Begleitung von Schlüsselrollen mit Mini-Retros nach jedem Sprint.
Transfer & KPIs – Lernnuggets, Sprechstunden und Erfolgsmessung.
Messbare Ergebnisse:
Bearbeitungszeiten sinken in priorisierten Prozessen um 20–40% innerhalb von 90 Tagen. Digitale Nutzungsquote steigt signifikant, Schulungszufriedenheit >85 Prozent.
Schnittstellen klären, Nutzererlebnis stärken
Alle Kontaktpunkte zu Bürgern, Vereinen und Unternehmen werden konsistent, barrierearm und medienbruchfrei gestaltet. Antragswege werden kürzer und verständlicher.
Unser 3-Phasen-Ansatz:
Touchpoint-Map erstellen (Woche 1–2)
Erhebung aller Interaktionspunkte (online, vor Ort, Telefon, Schriftverkehr) inkl. Volumen, Durchlaufzeit und Abbruchquote. Persona-Skizzen für Bürger, Vereine, Unternehmen.
UX-Redesign und Prototyping (Woche 3–5)
Leitlinien: klare Sprache, wenige Eingabefelder, mobile first, Barrierefreiheit nach WCAG. Klickprototyp je Use-Case mit Formularlogik, Upload, Zahlarten und Termin.
Schnittstellen harmonisieren (Woche 6–12)
API-Inventur und Zielbild: einheitliche REST-/Event-Schnittstellen, zentrale Orchestrierung, Fehlermanagement. Pilot Live in Woche 10–12.
Messbare Ergebnisse:
30–50% weniger Felder pro Antrag, 20–40% kürzere Bearbeitungszeit, Abbruchquote im Online-Prozess sinkt signifikant.
Effiziente Prozess- und Schnittstellenoptimierung
Mit Lean Six Sigma (DMAIC) optimieren wir Ihre kritischen Leistungsprozesse – von der Ist-Aufnahme bis zur messbaren Verbesserung.
1. Prozessauswahl und Zielbild
Kritische Leistungsprozesse priorisieren (z.B. Bauantrag, Gewerbe, Wohngeld) und Ziel-KPIs definieren (Durchlaufzeit, Erstlösungsquote, Fehlerquote).
2. Ist-Aufnahme und Messung
Value-Stream/Swimlane, Stichproben, Zeitstudien. Ursachenanalyse: Engpässe, Schnittstellenfehler, Doppelarbeiten identifizieren.
3. Design To-Be und Standards
Zielprozesse mit Rollen, Service-Levels und Datenstandards definieren. Technische Leitplanken (APIs, DMS, Payment, Ident) festlegen.
4. Umsetzung, Steuerung, Transfer
90-Tage-Umsetzungsplan mit Quick Wins, Piloten und Kontrollen. KPI-Dashboard, regelmäßige Reviews und Lessons Learned.
Beispielergebnisse:
Bauantrag: Übergaben −30%, digitale Prüfung, Durchlaufzeit 28 → 16 Tage. Wohngeld: Bot prüft Vollständigkeit, automatische Datenübernahme.
Sie möchten mehr über unsere Leistungen, Methoden und erfolgreiche Praxisbeispiele erfahren? In unserer ausführlichen Produktbroschüre finden Sie detaillierte Informationen zu allen fünf Hebeln für moderne Verwaltung – von der Digitalisierungsstrategie über Kompetenzaufbau bis hin zur IT-Infrastruktur.